山東大學：全面打破部門管理壁壘 實現耗材采購“零跑腿”

近年來,隨著山東大學“雙一流”建設不斷深化、科研水平不斷提升,學校科研經費呈持續增長趨勢,其中實驗耗材占科研經費比例越來越高,據學校資產部統計,實驗耗材采購訂單數2019年比2018年同比增長84.40%,2020年比2019年同比增長7.00%,2021年上半年訂單數進一步增長。相對于高校設備資產的采購與管理,耗材性資產具有品種多、臨時性強、采購頻繁、個體差異大、來源渠道廣的特點,而科研人員要走自己申請、自己收寄合同、找負責人簽字、到財務報銷等流程,不僅時間長、而且往返跑腿,因此,高校耗材類資產申報繁瑣、報賬難的問題也成了科研教學人員長期面臨的煩惱。如何利用信息化的技術手段,破解學校實驗耗材管理難題,也成了學校近年來尤其是疫情防控期間實現“零見面辦公”、校務管理“一次辦好”的迫切需求。

基于學校加快“雙一流”建設的發展步伐,山東大學加強了對信息化建設的統一規劃,信息化公共支撐能力得到大幅提升,各職能部處對信息化建設更加注重,而且以學校網上服務大廳為核心,開展了跨部門、跨系統的協同應用嘗試。2020年3月份開學以來,通過和兄弟院校交流經驗、內部研討、院系調研,在校領導的支持調度下,學校資產部和學校財務部、信息辦數次反復溝通協商論證,決定要三個部門聯動,創新性地首次在學校實現辦公耗材采購、審批、蓋章、報銷“一站式服務”。核心是打破管理壁壘,推動實現了原辦公耗材四個管理運營單位納入全流程信息管理系統:一是該耗材管理系統和京東商城對接獲取產品數據;二是和學校信息服務平臺對接實現統一身份認證登錄、待辦審核及企業微信端審核;三是和學校財務系統對接實現統一結算;四是學校信息服務平臺要和財務系統對接獲取電子公章。系統自上線以來,科研教學人員一鍵申請、一鍵報銷,無需財務預約和合同投遞就可完成耗材采購報銷手續,不再為繁瑣的流程發愁,采購、審核及報銷“零接觸”“零跑腿”,也成為了疫情防控期間學校管理服務的有力幫手。目前已完成近1000筆采購及驗收,財務部成功完成50項統一結算,報銷效率相對傳統模式大約提高了21倍。在實現了辦公耗材“一站式”系統無障礙運行后,面對實驗耗材日益增長的訂單量,學校資產部繼續協同多部門將實驗耗材納入“一站式”管理服務進行探索,實驗耗材較之辦公耗材管理單位更加多元,全生命周期管理更加復雜,為實現這一目標,在辦公耗材管理系統基礎上,要在組織上,積極構建“學校—學院—實驗室”三級管理體系;制度上,深入制定科學合理的“實驗耗材管理辦法”,明確院系實驗室的管理職責;技術上,以學校信息化服務平臺打破資產部與財務、科研、行政管理部門之間的信息及管理壁壘,快速實現實驗耗材從采購、審批、驗收、使用、處置及報銷的全生命周期管理。該系統運行后,將大大減輕學校科研人員的負擔,有助于科研人員潛心科研,激發創新。

耗材“一站式”管理報銷系統是以信息化建設推進高校采購管理改革的一大重要舉措,它打破了物資與財務、行政之間的管理壁壘,實現了互聯互通的信息化管理模式,實現了各項工作從分散式服務到集中式服務,從線下服務到線上線下一體服務,從單一的校內服務到“學校+社會”的綜合服務,實現了耗材管理平臺全流程的“零跑腿”,未來會逐步推進將該管理模式應用在更多平臺,以期提高學校的信息化、智能化管理服務水平,減輕教學科研人員的負擔,以更加優異的成績迎接山大百廿校慶的到來。